Datenschutzerklärung Karriereseite

Für uns ist der Schutz und die Vertraulichkeit Ihrer personenbezogenen Daten von besonderer Bedeutung. Um den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten, haben wir technische und organisatorische Maßnahmen zur Einhaltung der Datenschutzbestimmungen ergriffen. Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, wie wir im Rahmen Ihres Bewerbungsprozesses personenbezogene Daten erheben und zu welchem Zweck die Daten verarbeitet werden. Ihre Daten werden im Einklang mit dieser Datenschutzerklärung sowie den geltenden Datenschutzbestimmungen verarbeitet.

Diese Datenschutzerklärung gilt für das Karriereportal und das Bewerbermanagementsystem der ek robotics GmbH

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verantwortlicher gem. Art. 4 Nr. 7 Datenschutzgrundverordnung (nachfolgend: "DSGVO") ist:

ek robotics GmbH

Jan Drömer
CIO

Ohepark 2
21224 Rosengarten

+49 4108 4166 88
jan.droemer@ek-automation.com

2. Datenschutzbeauftragter

Mario Galeazzi
Rechtsanwalt & Datenschutzbeauftragter

Westerfelde 10
22397 Hamburg

+49 4046 778 897
Galeazzi@Kanzlei-Galeazzi.de

3. Auftragsverarbeitung

Für die effiziente Durchführung von Bewerbungs- und Testverfahren nutzen wir ein Bewerbermanagement-System der softgarden e-Recruiting GmbH, Tauentzienstr. 14, 10789 Berlin, sowie ein Bewerber Testsystem der Hogrefe Verlag GmbH & Co. KG, Merkelstr. 3, 37085 Göttingen, die das Bewerbermanagement bzw. Testsystem als Auftragsverarbeiter iSd Art. 4 Nr. 8 DS-GVO betreiben. Mit den vorgenannten Anbietern wurde ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DS-GVO geschlossen, der die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen sicherstellt.

Für die Ausübung Ihrer Betroffenenrechte sowie die Abwicklung des Bewerbungsverfahrens bleiben wir Ihr erster Ansprechpartner. Sie können sich unter den oben gemachten Angaben des Verantwortlichen direkt an uns oder, soweit angegeben, vertraulich an den Datenschutzbeauftragten wenden.

4. Gegenstand des Datenschutzes

Gegenstand des Datenschutzes ist die Verarbeitung personenbezogener Daten, vorliegend im Rahmen des Bewerbermanagements. Hierunter fallen nach Art. 4 Nr. 1 DSGVO alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „Betroffener“) beziehen, die für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens sowie die Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind, § 26 BDSG.

Darüber hinaus werden im Rahmen der Nutzung des Bewerbermanagements auch solche Daten erfasst, die mit der Nutzung in Verbindung stehen, sog. Nutzungsdaten. Nutzungsdaten sind solche Daten, die erforderlich sind, um unsere Webseiten zu betreiben, wie zum Beispiel Angaben über Beginn, Ende und Umfang der Nutzung unserer Webseite, etwa auch Anmeldedaten. Diese Verarbeitungen stehen im Einklang mit den datenschutz- und telemedienrechtlichen Bestimmungen.

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens und/oder der Nutzung des Systems können zudem Verarbeitungstätigkeiten stattfinden, die entweder aufgrund berechtigten Interesses gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO oder auf Basis Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO erfolgen. In Betracht kommen auch Verarbeitungstätigkeiten, denen eine gesetzliche Verpflichtung zur Verarbeitung oder ein öffentliches Interesse zu Teil wird, Art. 6 Abs. 1 lit. c) u. e) DSGVO, wie etwa im Rahmen der Strafverfolgung oder Ermittlung staatlicher Stellen. Durch individuelle Einstellungen in Ihrem Webbrowser, die Konfiguration der entsprechenden Cookie-Einstellungen sowie ihr Nutzerverhalten können Sie den Umfang der Verarbeitung selbst bestimmen und kontrollieren.

5. Erhebung und Verwendung Ihrer Daten

5.1 Besuch der Webseite

Zu Betriebs- und Wartungszwecken sowie im Einklang mit den telemedienrechtlichen Bestimmungen werden Interaktion aufgezeichnet ("Systemprotokolle"), die für den Betrieb der Webseite erforderlich oder zu Zwecken der Systemsicherheit verarbeitet werden, um etwa Angriffsmuster oder rechtwidriges Nutzungsverhalten zu analysieren ("Beweisfunktion").

Ihr Internetbrowser übermittelt im Rahmen des Zugriffs auf das Karriereportal automatisiert die folgenden Daten:

Diese Daten dienen nicht der unmittelbaren Zuordnung im Rahmen des Bewerbermanagements und werden entsprechend der legitimen Aufbewahrungsfristen zeitnah wieder gelöscht, sofern aus rechtlichen oder tatsächlichen Gründen, etwa zu Beweiszwecken, keine längere Aufbewahrung erforderlich ist. Im Einzelfall kommt eine Aufbewahrung zu den genannten Zwecken in Betracht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO sowie das Telemedienrecht.

5.2 Session-Cookies

Wir speichern so genannte „Cookies“, um Ihnen einen umfangreichen Funktionsumfang zu bieten und die Nutzung unserer Webseiten komfortabler zu gestalten. „Cookies“ sind kleine Dateien, die mit Hilfe Ihres Internetbrowsers auf Ihrem Rechner gespeichert werden. Wenn Sie den Einsatz von „Cookies“ nicht wünschen, können Sie das Speichern von „Cookies“ auf Ihrem Rechner durch entsprechende Einstellungen Ihres Internetbrowsers verhindern. Bitte beachten Sie, dass die Funktionsfähigkeit und der Funktionsumfang unseres Angebots dadurch eingeschränkt sein können.

Wir setzen auf der Karriereseite das Cookie JSESSIONID als technisch notwendiges Session-Cookie. Dieses speichert eine sogenannte Session-ID, mit welcher sich verschiedene Anfragen Ihres Browsers der gemeinsamen Sitzung zuordnen lassen. Dadurch kann Ihr Rechner wiedererkannt werden, wenn Sie auf unsere Website zurückkehren. Dieser Session-Cookie wird gelöscht, wenn Sie sich ausloggen oder den Browser schließen.

5.3 Vom Nutzer eingegebene Daten

5.3.1 Bewerbungsprozess

Im Rahmen des Bewerbungsprozesses können Sie nach Konfiguration von Benutzernamen und Passwort einen Account im Karriereportal einrichten und verwalten. Sie können über die Einzelbewerbung hinaus weitere Optionen im softgarden-Bewerbermanagementsystem nutzen und Ihre individuellen Einstellungen vornehmen (z. B. die Aufnahme in einen Talentpool).

Für die effiziente und erfolgsversprechende Bewerbung können Sie im Rahmen Ihrer Bewerbung bei uns die folgenden Informationen angeben: 

Rechtsgrundlage der Verarbeitung zu Zwecken der Durchführung des Bewerbungsverfahrens sowie der Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses ist § 26 Abs.1 BDSG. Darüber hinaus liegt die Nutzung des Bewerbermanagementsystem durch den Verantwortlichen im berechtigten Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Ist für eine bestimmte Verarbeitungstätigkeit eine Einwilligung i. S. d. Art. 6 Abs. 1 lit. a) erforderlich, wird diese gesondert und transparent durch den Verantwortlichen bei Ihnen eingeholt, sofern diese sich nicht nach dem Transparenzgebot aus einem schlüssigen und freiwilligen Verhalten Ihrerseits ergibt, wie etwa die freiwillige Teilnahme an einem Videointerview.

5.3.2 Weitergabe von Daten

Ihre Daten werden im Rahmen des Bewerbermanagements nicht an unbefugte Dritte weitergegeben und zu den in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecken verarbeitet. So liegt die Einsichtnahme durch interne Stellen und Fachverantwortliche des Verantwortlichen im berechtigten Interesse, soweit die Kenntnis der Angaben aus dem Bewerbungsverfahren für die Bewerberauswahl oder interne Verwaltungszwecke des Unternehmens erforderlich und zulässig ist. Zu diesem Zweck können Ihre Angaben per E-Mail oder innerhalb des Managementsystems an Dritte im Unternehmen weitergeleitet werden. Rechtsgrundlage können sein § 26 Abs. 1 BDSG, Art. 6 Abs. 1 lit. f) sowie a) DSGVO.

Die Weitergabe an Dritte erfolgt zudem im Rahmen der Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO, mithin im Rahmen von Verarbeitungstätigkeiten, an denen der Verantwortliche ein berechtigtes Interesse hat, Verarbeitungstätigkeiten auszulagern, die er andernfalls selbst vorzunehmen berechtigt ist. Der Verantwortliche trifft zu diesem Zweck die Maßnahmen, um die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen zu gewährleisten.

Eine Weitergabe an externe Dritte kann zudem zur Verteidigung von Rechtsansprüchen aufgrund berechtigten Interesses oder im Rahmen der Ermittlung von oder Offenlegung gegenüber staatlichen Stellen erfolgen, soweit ein Gesetz dies vorschreibt oder eine Verpflichtung zur Offenlegung besteht. Die Informationspflichten gegenüber betroffenen Personen i. S. d. Art. 13, 14 DSGVO werden im Vorfeld der betreffenden Weitergabe gewährleistet, soweit diese gesondert zu erfüllen sind.

5.3.3 Lebenslauf-Analyse mit Textkernel

Wir verarbeiten und analysiert von Ihnen hochgeladene Dokumente, um Lebenslaufdaten zu extrahieren und in eine strukturierte Form zu überführen (sog. „CV-Parsing“). Zur Sicherstellung von Betroffenenrechten und Sicherheitsstandards wurde mit dem bereitstellenden Dienstleister ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen. Auftragsverarbeiter ist der ISO27001-zertifizierte Anbieter Textkernel B.V. Nieuwendammerkade 26 A 5, (1022AB) Amsterdam, Niederlande. Die Datenverarbeitung findet innerhalb der EU auf Servern in den Niederlanden und Deutschland statt. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist § 26 Abs.1 BDSG sowie Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO, um ein Beschäftigungsverhältnis anzubahnen und den Bewerbungsprozess für Sie effizient zu gestalten. Eine Übermittlung personenbezogener Daten in unsichere Drittländer erfolgt nicht. Ihre Daten werden routinemäßig entsprechend der einschlägigen Aufbewahrungsfristen gelöscht.

5.3.4 softgarden Feedback Modul

Um unsere Bewerbungsprozesse zu optimieren wird softgarden Ihnen in verschiedenen Schritten des Bewerbungsverfahrens die Möglichkeit geben, Feedback abzugeben. Dabei folgende Daten automatisch erfasst:

Neben einer Sterne-Bewertung einzelner Fragen haben Sie hier die Möglichkeit, Kommentare zu hinterlassen. Wir bitten Sie ausdrücklich, keine personenbezogenen Daten im Kommentar zu hinterlassen.

Die so erhobenen Informationen können zusammen mit Ihrem Feedback auf der softgarden Zertifikatsseite angezeigt oder auch zu externen Partnern wie kununu übermittelt werden.

Eine Übermittlung von personenbezogenen Daten findet nicht statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unsere berechtigten Interessen bestehen darin, den Bewerbungsprozess laufend zu verbessern Ihnen als Bewerber/in die Möglichkeit zu geben, Feedback abzugeben und den Prozess zu bewerten.

5.3.5 Abonnement von Stellenanzeigen

Auf dem Karriere Board besteht die Möglichkeit, dass Sie sich über neue Stellenangebote automatisch informieren lassen können. Dies geschieht entweder mittels eines E-Mail-Newsletters oder über ein RSS-Feed. Hierfür können die Zielgruppe, Jobgruppe und Standort eingegeben werden, um das Abonnement zu spezifizieren. Sie können allerdings auch ohne weitere Spezifizierung über neue Stellenangebote informiert werden.

Wollen Sie mittels des E-Mail-Newsletters über neue Stellenangebote informiert werden, benötigen wir Ihre E-Mail Adresse. Rechtsgrundlage hierfür ist Ihre Einwilligung in den Erhalt des Newsletters nach Art. 6 Abs.1 lit. a DSGVO. Sie können jederzeit über den Abmeldelink im Newsletter Ihre Einwilligung zum Erhalt des Newsletters widerrufen.

Über das RSS-Feed werden keine personenbezogenen Daten zur Information über neue Stellenanzeigen verarbeitet.

5.3.6 Social Share Buttons auf Stellenanzeigen

Es besteht die Möglichkeit, die Jobanzeigen auf verschiedenen sozialen Netzwerken zu teilen. Dafür werden pro Netzwerk unterschiedliche Buttons angeboten. Nach dem Klick auf einen dieser Buttons werden Sie auf die jeweiligen Netzwerke verwiesen und gelangen dort auf deren Anmeldeseiten. Diese Buttons stellen keine Plug-Ins dar und übertragen keine personenbezogenen Daten direkt an die Betreiber der sozialen Netzwerke. Derzeit können Sie die Stellenanzeigen auf folgenden Sozialen Netzwerken teilen:

Unter den angegebenen Links können Sie zudem erfahren, wie die genannten Sozialen Netzwerke mit Ihren personenbezogenen Daten umgehen. Wir haben keinen Einfluss auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Sozialen Netzwerke

5.3.7 Online-Umfragen mit easyfeedback

Am Ende des Bewerbungsprozesses über die softgarden-Recruiting-Plattform kann Ihnen ein Umfragelink angezeigt werden. Dieser führt zu einer externen anonymen Umfrage bei dem Dienstleister easyfeedback GmbH in Koblenz. Die Umfrage wird durch softgarden durchgeführt und ausgewertet. Ziel dieser Umfrage ist es, die softgarden-Produkte und -Services zu verbessern und weiterzuentwickeln sowie das Bewerbungserlebnis zu steigern und Studien zu Recruiting Trends durchzuführen.

Die Erhebung der Umfragedaten ist standardmäßig über das SSL-Verschlüsselungsverfahren SHA256 (SSL 3.0 Fallback deaktiviert) gesichert und stehen dem Autor (Kunden) auch nur über eine identisch gesicherte Verbindung zur Verfügung.

Die Teilnahme an der Umfrage ist für Sie freiwillig. Sie haben jederzeit die Möglichkeit die Befragung durch das Schließen des Browserfensters abzubrechen. Die bis dato angegebenen Antworten werden softgarden zur Verfügung gestellt.

Ihre Teilnahme an der Umfrage ist grundsätzlich anonym. Das Umfragesystem kann keine Verbindung zwischen Ihnen und den Ergebnissen herstellen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). softgardens berechtigtes Interesse ist es, die softgarden-Produkte und -Services zu verbessern und weiterzuentwickeln sowie das Bewerbungserlebnis zu steigern und Studien zu Recruiting Trends durchzuführen.

Die Optionen Cookie-Tracking und IP-Sperre zur Verhinderung von Mehrfachteilnahmen sind nicht aktiviert.

Nähere Infos dazu können Sie den Datenschutzinformationen von easyfeedback entnehmen: https://easy-feedback.de/privacy/datenschutzerklaerung

5.3.8 Talentpool

Nach einer nicht erfolgreichen Bewerbung oder über die Schaltfläche In Kontakt treten besteht die Möglichkeit, dass Sie in unseren Talentpool aufgenommen werden. Sollte eine ähnliche oder anderweitig passende Stelle offen sein, können wir Sie dann diesbezüglich kontaktieren. Die Aufnahme in den Talentpool erfolgt auf freiwilliger Basis durch die Nutzung eines Opt-In Links.

Wenn Sie sich über die Schaltfläche In Kontakt treten für den Talentpool anmelden, benötigen wir die folgenden Daten von Ihnen:

Rechtsgrundlage hierfür ist Ihre Einwilligung im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO in die Aufnahme in den Talentpool. Sie können diese Einwilligung zur Aufnahme in den Pool jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Weiterhin werden wir Sie nach 3 Monaten anschreiben, ob Sie noch Teil des Talentpools sein möchten.

5.3.9 Terminplanung mittels cronofy

Wir nutzen einen Dienst der Cronofy Limited, 9a Beck Street, Nottingham, NG1 1EQ, UK zum Zweck der Terminplanung und -einladung. Über eine Schnittstelle im softgarden-Bewerbermanagementsystem können wir Termine für Bewerbungsgespräche oder andere Besprechungen im Rahmen der Bewerberauswahl planen und die gewünschten Teilnehmer direkt über das softgarden-System einladen.

Sollten wir Sie über diese Funktion zu einem Gespräch einladen, bekommen Sie eine über Cronofy erstellte Termineinladung via E-Mail. Dadurch werden Ihre E-Mail-Adresse sowie der Titel des Termins, eine Beschreibung und ein Ort, an dem der Termin stattfinden soll, übermittelt. Es werden darüber hinaus keine weiteren personenbezogenen Daten von Ihnen an Cronofy übermittelt.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen). Unser berechtigtes Interesse besteht darin, den gesamten Bewerberprozess so effizient wie möglich über die Recruiting-Plattform abzuwickeln. Das schließt auch die Organisation der Termine und Einladungen ein.

Wir nutzen Cronofy allein über die deutschen Server des Dienstleisters. Ein Transfer von personenbezogenen Daten in Drittstaaten (Länder außerhalb der EU/des EWR) findet damit nicht statt. Sollte in Ausnahmefällen doch eine Weiterleitung von personenbezogenen Daten an die US-amerikanischen Server der Cronofy Ltd. stattfinden, so hat sich Cronofy dem EU-US Privacy Shield unterworfen, vgl. https://www.privacyshield.gov/list.

Die Cronofy Ltd. ist als unserer Auftragsverarbeiter tätig, wird durch uns kontrolliert und ist unseren Weisungen unterworfen. Weitere Informationen zum Datenschutz bei Cronofy finden Sie hier: https://www.cronofy.com/gdpr/.

Wenn Sie nicht möchten, dass Ihre E-Mail-Adresse zum Zweck der Terminplanung und -einladung an die Cronofy Ltd. übermittelt wird, so treten Sie diesbezüglich bitte im Voraus mit uns in Kontakt. Sie können der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zum Zweck der Terminplanung und -einladung jederzeit ohne die Angabe von Gründen widersprechen. Bitte beachten Sie, dass ein Widerspruch den Bewerbungsprozess gegebenenfalls behindern oder einschränken könnte.

6. Löschung und Nutzung der Daten

Ihre Daten werden für die Dauer des Bewerbungsverfahrens sowie entsprechend der legitimen Aufbewahrungsfristen nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gespeichert. Im Falle einer Absage werden die Daten 6 Monate aufgehoben. Nach erfolgter Einstellung werden die Daten noch 6 Monate vorgehalten. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die Daten vollständig anonymisiert. Die Verarbeitung anonymisierter Datensätze unterliegt nicht dem sachlichen Geltungsbereich der Datenschutzbestimmungen, so dass für statistische und analytische Zwecke, zur Erstellung von Marktstudien oder zur Produktentwicklung, anonymisierte Daten verarbeitet werden können.

7. Ihre Rechte als betroffene Person

7.1 Rechte von betroffenen Personen

Betroffene sind jederzeit berechtigt zu erfahren, ob ihre personenbezogenen Daten gespeichert wurden, und können ein Auskunftsrecht über gespeicherte Daten geltend machen (Auskunftsrecht), ihre Richtigkeit überprüfen (Recht auf Berichtigung), ihre Ergänzung und Aktualisierung verlangen, ihre Löschung (Recht auf Vergessenwerden) verlangen, die Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Recht auf Einschränkung) sowie die Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format portieren/portieren lassen (Datenübertragbarkeit). Diese Rechte gelten, soweit keine zwingenden und/oder berechtigten Gründe auf Seiten des Verantwortlichen entgegenstehen. Wenden Sie sich dazu bitte an recruiting@ek-robotics.com oder postalisch an die oben angegebene Anschrift.

Für Fälle, in denen wir Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO) verarbeiten, haben Sie jederzeit das Recht, Ihre Einwilligung ohne die Angabe von Gründen und mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die entsprechende Datenverarbeitung findet dann in Zukunft nicht mehr statt, berühren jedoch nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Zeitpunkt des Widerrufs erfolgten Verarbeitung. Darüber hinaus haben Sie das Recht, einer Verarbeitung zu widersprechen, etwa wenn die Daten fälschlicherweise verarbeitet werden oder wurden, oder andere im Interesse des Betroffenen liegenden Gründe einer (weiteren) Verarbeitung entgegenstehen. Betroffene haben zudem das Recht, sich bei der für die Datenverarbeitung zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren.

Bitte beachten Sie, dass im Falle eines erfolgten Widerspruchs und/oder Widerrufs bestimmte Leistungen/Verarbeitungstätigkeiten nicht erfolgen oder in Anspruch genommen werden können, soweit die Verarbeitung zu diesen Zwecken erforderlich ist.

7.2 Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung findet nicht statt. Sollte dies erforderlich sein oder werden, werden wir an gegebener Stelle eine transparente Einwilligung im Vorfeld der Verarbeitung einholen.

8. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit im Hinblick auf die sich kontinuierlich verändernden rechtlichen, technischen und organisatorischen Anforderungen der Verarbeitung personenbezogener Daten zu ändern oder zu ergänzen. Dies betrifft auch etwaige Übersetzungsfehler und Unterschiede hinsichtlich nationalstaatlicher Anforderungen des Datenschutzrechts.

 

Stand 26.01.2022